Büroreinigung und Kanzleireinigung: Zutritt, Verschwiegenheit, Kosten
Die Schwarz Weiss Reinigung GmbH übernimmt die Büroreinigung in Verwaltungsgebäuden, Kanzleien und Steuerberatungen, also die turnusmäßige Reinigung von Arbeitsräumen, in denen Akten und Bildschirme offen liegen. Gereinigt wird in einem vereinbarten Zutrittsfenster, von einer namentlich benannten Reinigungsfachkraft, die schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Der Quadratmeterpreis bewegt sich bei täglicher Reinigung zwischen 1,20 und 3,60 Euro im Monat (Marktspanne deutscher Anbieter, Stand 2026).
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Was ein Büro von jedem anderen Reinigungsobjekt unterscheidet
Ein Büro ist kein besonders schmutziges Objekt, sondern ein besonders belegtes. Auf den Flächen, die gereinigt werden sollen, liegt Arbeit, und ein Teil davon ist fremdes Geheimnis. Daraus folgt fast alles, was die Büroreinigung von der Reinigung einer Halle trennt.| Merkmal | Büro und Kanzlei | Andere Gewerbeobjekte |
|---|---|---|
| Schmutzeintrag | gering, überwiegend Staub und Handkontakt | hoch, Straßenschmutz, Späne, Baustaub |
| Zugängliche Fläche | durch Unterlagen und Technik eingeschränkt | weitgehend frei |
| Zutritt | außerhalb der Arbeitszeit, mit Schlüssel und Alarmcode | oft im laufenden Betrieb |
| Vertraulichkeit | Personalakten, Mandanten- und Patientenunterlagen | selten ein Thema |
| Preistreiber | Raumzuschnitt und Kopfzahl | Fläche und Verschmutzungsgrad |
Was in einem Büro gereinigt wird und was liegen bleibt
Gereinigt werden im Büro die freien Flächen, die Kontaktflächen und die Böden. Fünf Bereiche hat eine Kanzlei oder Verwaltung, die eine Halle oder eine Praxis so nicht kennt, und an genau diesen Stellen entstehen später die Rückfragen. Wir schreiben deshalb je Bereich auf, wo unsere Arbeit endet.| Bereich | Was wir übernehmen | Wo die Arbeit endet |
|---|---|---|
| Besprechungsräume nach Belegung | Tischplatten, Stuhlreihen, Glastüren bis Griffhöhe, Boden nach jeder belegten Sitzung statt nach Kalender | Beschriftete Whiteboards und Technik im Medienschrank bleiben unangetastet |
| Aktenschränke und Regaloberkanten | Oberkanten und Schrankfronten im vereinbarten Turnus, Ordnerrücken nur staubbindend abgezogen | Geöffnete Schränke, Registraturen und beschriftete Ablagen |
| Empfang und Wartebereich | Tresen, Sitzgruppe, Beistelltische, Garderobe, Schmutzfangmatte, Eingangsglas | Zeitschriften, Pflanzen, Dekoration und das Besucherbuch |
| Serverraum und Technik | Zutritt nur nach ausdrücklicher Freigabe, trockene Bodenreinigung, Begleitung durch Ihre IT | Racks, Kabelwege, Lüftungsauslässe und alles unter Spannung |
| Teeküche als Gemeinschaftsküche | Arbeitsplatte, Becken, Fronten, Fußboden, Ausräumen der Spülmaschine nach durchgelaufenem Programm | Einräumen benutzten Geschirrs, Kühlschrankinnenraum, Vorratsschrank |
Wie berechne ich die Kosten für die Büroreinigung?
Rechnen Sie mit den beiden Zahlen, die jede Büroleitung ohnehin kennt, nämlich der Fläche aus dem Mietvertrag und der Zahl der besetzten Arbeitsplätze. Die Fläche bestimmt den Bodenanteil und damit den größten Teil der Zeit. Die Kopfzahl bestimmt Sanitär, Teeküche und Papierkörbe, denn ein Waschbecken macht dieselbe Arbeit, ob dahinter zwanzig oder vierzig Menschen stehen. Für Büroflächen bewegt sich der Markt zwischen 25 und 40 Euro je Stunde, auf die Fläche gerechnet zwischen 1,20 und 3,60 Euro je Quadratmeter und Monat bei täglicher Reinigung (Marktspanne deutscher Anbieter, Stand 2026). Ein Büro mit 400 Quadratmetern landet damit zwischen 480 und 1.440 Euro im Monat, was für eine Einordnung reicht, für ein Angebot nicht.| Merkmal Ihrer Fläche | Wirkung auf den Preis | Warum |
|---|---|---|
| Einzelbüros statt Großraum | nach oben | jede Tür bedeutet einen eigenen Weg, einen eigenen Papierkorb, eine eigene Runde |
| viele Köpfe auf wenig Fläche | nach oben | Sanitär und Teeküche hängen an der Kopfzahl, nicht an den Quadratmetern |
| Zutritt vor 6 oder nach 20 Uhr | nach oben | Zeitzuschlag auf den Stundensatz |
| textiler Belag statt Hartboden | nach oben | Saugen bindet mehr Zeit je Quadratmeter als Wischen |
| aufgeräumte Schreibtische am Abend | nach unten | freie Flächen sind erreichbar und müssen nicht umgangen werden |
Was kostet eine Reinigungsfirma pro Stunde 2026?
Für Büroflächen liegt die Marktspanne bei 25 bis 40 Euro je Stunde (Marktspanne deutscher Anbieter, Stand 2026). Wo ein Angebot darin landet, entscheiden Zeitfenster, Anfahrt, Materialstellung und die Frage, ob eine feste Kraft das Objekt hält oder eine wechselnde Tour es mitnimmt. Angebote unterhalb der Spanne sind nur über weniger Zeit im Objekt darstellbar, und weniger Zeit sehen Sie zuerst an den Fußleisten. Was im Stundensatz steckt, schlüsseln wir unter woraus sich der Stundenverrechnungssatz zusammensetzt auf.
Verschwiegenheit in der Kanzlei, und wie weit § 203 StGB reicht
Wer abends in einer Kanzlei reinigt, bewegt sich zwischen Unterlagen, über die der Kanzleipartner selbst nicht sprechen darf. Rechtsanwälte, Steuerberater, Ärzte und Zahnärzte gehören zu den Berufsgeheimnisträgern nach § 203 Abs. 1 StGB. Absatz 3 derselben Vorschrift erfasst daneben sonstige mitwirkende Personen, also Personen, die an der beruflichen Tätigkeit des Geheimnisträgers mitwirken, eingeführt durch die Neuregelung vom 09.11.2017.
Ob ein Reinigungsdienstleister eine solche mitwirkende Person im Sinne des § 203 Abs. 3 StGB ist, ist nicht abschließend geklärt. Wir benennen diese Unsicherheit offen, statt uns auf das Gesetz zu berufen, und lösen sie über Papier. Jede eingesetzte Kraft unterschreibt persönlich eine Verschwiegenheitserklärung, bevor sie zum ersten Mal aufschließt, und in dieser Erklärung steht auch, dass belegte Schreibtische unberührt bleiben. Wer keine fremde Seite anheben darf, kommt gar nicht erst in die Lage, eine gelesen zu haben.
Datenschutzrechtlich bleibt die Verantwortung für den Zugang zu personenbezogenen Daten bei Ihrer Kanzlei. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist für Reinigungsleistungen das falsche Instrument, weil der Dienstleister personenbezogene Daten nicht in Ihrem Auftrag verarbeitet, sondern ihnen nur unvermeidbar begegnet. Die Pflicht zu technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO bleibt damit beim Auftraggeber. Getragen wird sie von der Verschwiegenheitserklärung, einer Zutrittsregelung und einem Nachweis darüber, wer wann im Haus war, und diese drei Papiere legen wir Ihrer Vertragsakte unaufgefordert bei.
Schlüssel, Alarmcode und die Frage, wer nachts allein im Haus ist
Die Sorge, dass fremde Menschen nachts Schlüssel zu Räumen haben, in denen Personalakten und Mandantenordner stehen, hält viele Kanzleien vom Wechsel des Dienstleisters ab. Wir beantworten sie mit Papier statt mit Zusicherungen. Jeder Schlüssel wird mit Nummer, Empfängerin, Datum und Rückgabequittung übergeben, während die Liste bei Ihnen und bei der Objektleitung liegt.
Der Alarmcode läuft über einen eigenen Benutzer für die Reinigung, nie über den Code der Kanzlei. Das Scharf- und Unscharfschalten steht damit im Protokoll der Anlage, sodass Sie morgens ablesen können, wann jemand kam und wann er ging. Wer nachts allein im Haus ist, sollte zudem namentlich bekannt sein, weshalb wir in Kanzleien vorab Namen und Lichtbildausweis der eingesetzten Kraft hinterlegen.
Abends, morgens oder tagsüber, was das Zeitfenster kostet und stört
Das Zeitfenster ist im Büro die Entscheidung mit der größten Wirkung auf Preis und Alltag, getroffen wird sie meistens nebenbei. Drei Fenster sind üblich, jedes mit eigener Rechnung.
| Zeitfenster | Wirkung auf den Preis | Was es im Betrieb bedeutet |
|---|---|---|
| morgens vor 8 Uhr | Zuschlag vor 6 Uhr, danach neutral | Räume sind frei und trocken zur ersten Besprechung, Frühaufsteher im Haus stören |
| abends nach 18 Uhr | neutral bis Zuschlag ab 20 Uhr | ungestörtes Arbeiten, trifft aber Mandantentermine, die überziehen |
| tagsüber im laufenden Betrieb | günstigste Variante, keine Zuschläge | Staubsauger neben Telefonaten, Flächen sind belegt, Ergebnis fällt ab |
In Kanzleien empfehlen wir das Fenster ab 18 Uhr mit fester Reihenfolge, die im Besprechungsbereich beginnt und in den Anwaltszimmern endet. Zieht ein Mandantentermin über, wird der Raum übersprungen, im Leistungsnachweis vermerkt und am Folgetag nachgeholt. Niemand klopft an eine geschlossene Besprechungstür. Die Glas- und Rahmenreinigung an Trennwänden und Bürofenstern legen wir in dasselbe Fenster, sodass das Objekt nur einmal geöffnet wird.
Eine benannte Reinigungsfachkraft, und ein Name für jede Vertretung
Ein Dienstleister, der alle paar Monate eine andere Kraft schickt, erzeugt in einer Kanzlei mehr Aufwand als Nutzen, weil jede neue Person eingewiesen, verpflichtet und vorgestellt werden muss. Bei uns steht die Person, die Ihr Objekt reinigt, mit Namen im Vertrag und unterschreibt die Verschwiegenheitserklärung selbst.
Für Urlaub und Krankheit benennen wir die Vertretung im Voraus, nicht am selben Abend. Sie unterschreibt dieselbe Erklärung, bekommt dasselbe Einweisungsprotokoll und wird Ihnen vorher mit Namen gemeldet. Fällt der ganze Standort aus, übernimmt der nächstgelegene aus einem Netz von über 150 Standorten in Deutschland, ebenfalls nach diesem Verfahren. Welcher Betrieb bei Ihnen sitzt, zeigt die Übersicht der Standorte mit Ansprechpartner.
Ablauf von der Begehung bis zum ersten Abend
- Begehung. Ihre Anfrage beantworten wir mit einem Termin binnen 48 Stunden, dann gehen wir die Etage mit Ihnen ab, messen je Raumart und notieren die Bereiche, die verschlossen bleiben.
- Angebot mit Leistungsverzeichnis. Es liegt 24 Stunden nach der Begehung bei Ihnen, mit Fläche, Frequenz und Preis je Bereich sowie der Liste der ausgenommenen Räume.
- Verschwiegenheitserklärung und Schlüsselprotokoll. Beides wird vor dem ersten Einsatz unterschrieben, die Kraft namentlich benannt.
- Einweisung im Objekt. Die Objektleitung geht die Runde einmal mit der Reinigungsfachkraft ab, inklusive Alarm, Reihenfolge und Serverraum.
- Regelbetrieb mit Leistungsnachweis. Jeder Durchgang wird quittiert, übersprungene Räume werden benannt.
- Kontrolle vor Ort, monatlich in täglich gereinigten Etagen und sonst quartalsweise, jedes Mal mit Protokoll. Auf eine Reklamation antworten wir noch am selben Werktag, die Nacharbeit erfolgt innerhalb von 24 Stunden.
Vertrag, Haftung und Nachweis
Büroreinigung ist ein Dauerschuldverhältnis, weshalb Laufzeit und Kündigungsfrist in den Vertrag gehören. Eine Bindung über eine Standardlaufzeit gehen Sie bei uns nicht ein. Wie lange die Reinigung beauftragt bleibt und wann sie endet, stimmen wir auf Objekt und Nutzung ab, was in einer Kanzlei oft an den Mietvertrag der Fläche gekoppelt wird, damit bei einem Umzug keine Reinigung für leere Räume weiterläuft. Die Einzelheiten zu Preisanpassung und Leistungsnachweis stehen unter was im Vertrag zur Unterhaltsreinigung geregelt wird. Der zuständige Standort unterhält eine Betriebshaftpflicht mit 5 Millionen Euro pauschal für Personen- und Sachschäden, was bei Arbeiten zwischen Technik und Akten die erste Frage der Geschäftsführung ist.
Weitere Fragen aus Büros und Kanzleien
Wie wird mit Papierkörben umgegangen, in denen Mandantenunterlagen liegen?
Papierkörbe aus Kanzleiräumen leeren wir nur in die von Ihnen bereitgestellten Behälter, nie in offene Säcke auf dem Flur. Steht eine Aktenvernichtung im Haus, bleibt ihr Behälter verschlossen und wird von uns nicht bewegt.
Reinigen Sie Tastaturen und Bildschirme?
Auf Wunsch, mit trockenem oder leicht angefeuchtetem Tuch ohne Sprühauftrag. Standardmäßig ist es nicht enthalten, weil Geräte fremdes Arbeitsmittel sind und eine Beschädigung teurer wird als der Nutzen.
Was passiert mit dem Serverraum?
Der Serverraum bleibt standardmäßig außen vor und wird aus der Fläche herausgerechnet. Soll er einbezogen werden, geschieht das mit fester Begleitung durch Ihre IT und ohne Feuchtreinigung am Boden.
Kann ich die eingesetzte Person vorher kennenlernen?
Ja. Wir stellen die Reinigungsfachkraft vor dem ersten Einsatz persönlich vor, in Kanzleien ist das der Regelfall. Auf Wunsch hinterlegen wir Name und Lichtbildausweis bei Ihrem Empfang.
Was ist, wenn abends noch jemand arbeitet?
Räume mit Licht und geschlossener Tür werden übersprungen und am Folgetag nachgeholt. Der übersprungene Raum steht im Leistungsnachweis, sodass Sie sehen, warum eine Fläche einen Tag später dran war.
Wie oft sollte ein Büro gereinigt werden?
Verkehrsflächen und Sanitärräume laufen in den meisten Büros täglich, Einzelbüros zwei- bis dreimal wöchentlich, Besprechungsräume nach Belegung statt nach Kalender. Welches Intervall zu Ihrem Haus passt, leiten wir bei der Begehung aus Kopfzahl und Publikumsverkehr ab.
Was kostet die Reinigung nach einem Büroumbau?
Baustaub nach einem Umbau ist keine Büroreinigung und wird gesondert kalkuliert, weil Feinstaub in Lüftung, Falzen und Textilien sitzt und mehrere Durchgänge braucht. Den Umfang beschreibt was nach Umbau und Renovierung zusätzlich anfällt.
Wo wir Büro- und Kanzleireinigung übernehmen
Der Kollege, der Ihre Etage betreut, sitzt in Ihrer Stadt, und hinter ihm stehen über 150 Standorte in Deutschland. Bei einer Reklamation ist er am selben Abend an der Tür, statt in einer Zentrale zu sitzen. Rufen Sie uns gerne an unter +49 176 21832425, dann kommen wir nach 18 Uhr zur Begehung.
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Fragen und Antworten zur Büroreinigung
Wie berechne ich die Kosten für die Büroreinigung?
Über Fläche und Kopfzahl. Multiplizieren Sie die Quadratmeter aus dem Mietvertrag mit dem Quadratmeterpreis, für den bei täglicher Reinigung 1,20 bis 3,60 Euro je Monat marktüblich sind (Marktspanne deutscher Anbieter, Stand 2026). Sanitär und Teeküche steigen zusätzlich mit der Zahl der Arbeitsplätze.
Was kostet eine Reinigungsfirma pro Stunde 2026?
Für Büroflächen 25 bis 40 Euro je Stunde (Marktspanne deutscher Anbieter, Stand 2026). Zeitfenster, Anfahrt und Materialstellung entscheiden über die Lage innerhalb der Spanne.
Wie rechnet man eine Bürofläche in Reinigungsstunden um?
Über den Leistungswert je Raumart, für Büroflächen 160 bis 230 Quadratmeter je Stunde (RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung, Stand Juli 2020), wobei genormte Leistungszahlen nicht existieren. Daraus entstehen die Stunden je Durchgang, aus Frequenz und Stundenverrechnungssatz der Monatspreis. Die vollständige Herleitung steht auf der Seite zur Unterhaltsreinigung.
Was kostet Kanzleireinigung im Vergleich zur normalen Büroreinigung?
Die Fläche kostet dasselbe. Der Unterschied liegt im Zeitfenster und im Aufwand für Verschwiegenheitserklärung, Schlüsselprotokoll und benannte Vertretung.
Unterliegt die Reinigungskraft der Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB?
Ob ein Reinigungsdienstleister als mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 StGB gilt, ist nicht abschließend geklärt. Verlässlich wird die Verschwiegenheit über die schriftliche Verpflichtung der eingesetzten Person vor dem ersten Einsatz.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Reinigungsfirma?
In der Regel nicht, weil ein Reinigungsdienstleister personenbezogene Daten nicht in Ihrem Auftrag verarbeitet, sondern ihnen nur unvermeidbar begegnet. Die Pflicht zu technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO bleibt bei Ihnen und wird über Verschwiegenheitserklärung, Schlüsselprotokoll und Zutrittsnachweis erfüllt.
Wann wird ein Büro gereinigt, morgens oder abends?
Beides ist möglich. Abends ab 18 Uhr wird ungestört gearbeitet, morgens vor 8 Uhr ist der Raum zum Arbeitsbeginn trocken. Vor 6 und nach 20 Uhr kommen Zeitzuschläge dazu.
Wer bekommt den Schlüssel zur Kanzlei?
Nur die namentlich benannte Reinigungsfachkraft und ihre vorab gemeldete Vertretung. Übergabe und Rückgabe werden mit Nummer, Datum und Quittung festgehalten, und der Alarm läuft über einen eigenen Benutzer für die Reinigung.
Schwarz Weiss Reinigung GmbH, Radolfzeller Straße 36, 78467 Konstanz, +49 176 21832425, info@s-w-r.eu
